Custom GPT für Unternehmen: Eigene KI-Assistenten erstellen und sicher nutzen

Was ist ein Custom GPT?

Ein Custom GPT ist eine angepasste Version von ChatGPT für eine bestimmte Aufgabe. Laut OpenAI besteht er aus fünf Teilen: Anweisungen, die Verhalten, Ton, Ziele und Grenzen festlegen, Gesprächsstartern mit Beispielfragen, Wissen in Form hochgeladener Dateien, ausgewählten Fähigkeiten wie Websuche oder Bilderzeugung und optional Verbindungen zu externen Diensten.

Für Unternehmen ist das Prinzip dahinter wichtiger als das einzelne Produkt: ein KI-Assistent, der eine klar umrissene Aufgabe erledigt und dabei mit deinem Wissen arbeitet statt mit allgemeinem. Genau das suchen viele, die nach „ChatGPT für Unternehmen“ oder einem „KI-Chatbot für Unternehmen“ fragen.

Was sich 2026 bei OpenAI ändert

Wer heute einen Custom GPT erstellen will, sollte den aktuellen Stand kennen. Laut OpenAI-Hilfe-Center (Stand 23.09.2026) gilt:

• Private ChatGPT-Konten (Free, Go, Plus und Pro) können keine neuen GPTs mehr erstellen oder veröffentlichen. Bestehende GPTs lassen sich weiter nutzen.
• In Workspaces von ChatGPT Business (früher Team), Enterprise und Edu können Nutzer GPTs erstellen, bearbeiten und teilen, soweit die Einstellungen des Workspace es erlauben.
• OpenAI hat angekündigt, Custom GPTs in allen ChatGPT-Plänen auszumustern und in Plugins zu überführen. Die Abschaltung ist für den 11. Dezember 2026 geplant. Die Termine für das Ende der Neuerstellung unterscheiden sich je nach Plan.
• Ein Plugin bündelt wiederverwendbare Anweisungen (Skills), Referenzdateien und verbundene Apps. Bei der Migration werden die Wissensdateien eines GPT übernommen und seine Anweisungen zu einem Skill. Eigene Aktionen, also Schnittstellen zu externen Diensten, werden nicht automatisch übertragen.

Für dich heißt das: Plane einen KI-Assistenten nicht rund um ein bestimmtes Produktformat. Plane ihn rund um Aufgabe, Anweisungen und Wissen. Diese Teile lassen sich von einem Format ins nächste mitnehmen.

Vergleichbare Angebote im Überblick

Das Prinzip „Assistent mit eigenen Anweisungen und eigenem Wissen“ gibt es bei mehreren Anbietern. Die folgende Übersicht beschreibt die Konzepte, nicht Preise oder Leistungsgrenzen, die sich häufig ändern.

Welches Angebot passt, hängt vor allem davon ab, womit dein Team schon arbeitet. Wer seine Dokumente in Microsoft 365 hat, landet eher bei Copilot. Wer bereits ChatGPT oder Claude im Team nutzt, bleibt meist dort. Einen Überblick über Werkzeuge für die Wissensbasis selbst gibt der Artikel Wissensmanagement-Software.

Typische Anwendungsfälle im Unternehmen

Einen KI-Assistenten erstellen in 6 Schritten

1. Aufgabe eng eingrenzen. Ein Assistent, eine Aufgabe. „Beantwortet Fragen neuer Mitarbeitender zu unseren Abläufen“ funktioniert besser als „hilft bei allem“.
2. Wissen vorbereiten. Sammle die Dokumente, die der Assistent braucht. Eine Quelle pro Thema, keine alten Versionen, keine Widersprüche. Die Qualität der Antworten hängt direkt davon ab.
3. Anweisungen schreiben. Rolle, Ziel, Ton, Grenzen. Leg auch fest, was der Assistent tun soll, wenn er etwas nicht weiß: nachfragen oder auf eine zuständige Person verweisen, statt zu raten.
4. Mit echten Fragen testen. Nimm Fragen aus dem Alltag, auch schwierige und unklare. Prüfe, ob die Antworten stimmen und ob der Assistent seine Grenzen einhält.
5. Gezielt teilen. Gib den Assistenten nur für die Personen frei, die ihn brauchen. Dazu gehört eine kurze Erklärung, wofür er gedacht ist und wofür nicht.
6. Pflege festlegen. Eine Person ist dafür zuständig, das Wissen aktuell zu halten und Rückmeldungen aus dem Team einzuarbeiten.

Datenschutz und Sicherheit

Ein KI-Assistent ist nur so vertrauenswürdig wie der Umgang mit den Daten dahinter. Laut OpenAI werden Eingaben und Ausgaben aus ChatGPT Business, Enterprise und Edu standardmäßig nicht zum Training der Modelle genutzt. In privaten Konten wie Free, Plus und Pro ist die Freigabe dagegen standardmäßig aktiv und lässt sich in den Datenkontrollen abschalten. Anthropic nutzt Eingaben und Ausgaben aus seinen kommerziellen Angeboten nach eigener Aussage standardmäßig ebenfalls nicht zum Training.

• Nutze für Unternehmensdaten die Business-Varianten der Werkzeuge, keine privaten Konten.
• Lade keine vertraulichen Daten in öffentliche GPTs oder Assistenten, die du nicht selbst kontrollierst. Geh davon aus, dass alles, was im Wissen eines geteilten Assistenten liegt, für seine Nutzer sichtbar werden kann.
• Kläre bei personenbezogenen Daten vorab die Rechtsgrundlage und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter. Bezieh die Person ein, die bei euch für den Datenschutz zuständig ist.
• Halte in einer kurzen Regel fest, welche Daten in welchen Assistenten dürfen.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Wann ein einzelner Assistent nicht reicht

Ein Custom GPT oder ein vergleichbarer Assistent ist ein guter Einstieg. Er stößt an Grenzen, wenn Wissen an vielen Stellen verteilt ist, wenn mehrere Assistenten dieselben Informationen brauchen oder wenn Abläufe zwischen verschiedenen Tools automatisch laufen sollen. Dann lohnt sich der Blick auf das größere Bild: eine gemeinsame Wissensbasis, mehrere Assistenten für konkrete Aufgaben und Automatisierungen dazwischen. Wie du dabei vorgehst, beschreibt der Leitfaden KI im Unternehmen einführen.

Fazit

Ein Custom GPT ist ein einfacher Weg, KI auf eine konkrete Aufgabe und dein eigenes Wissen auszurichten. Das Produktformat ändert sich gerade: OpenAI überführt GPTs in Plugins, andere Anbieter haben eigene Varianten. Was bleibt, sind eine klar eingegrenzte Aufgabe, gute Anweisungen und eine gepflegte Wissensbasis. Wie du diese Wissensbasis so aufbaust, dass Team und KI-Assistenten gleichermaßen darauf zugreifen, liest du im Artikel Second Brain für Unternehmen.

Häufige Fragen

Fabian Habich

Maschinenbauingenieur mit Master in Kunststofftechnik und MBA, sieben Jahre Team- und Abteilungsleitung in der Industrie. Seit 2019 baut er digitale Vertriebs-, Schulungs- und KI-Systeme. Mehr über Fabian

Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.