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- Ein Einarbeitungsplan beantwortet vier Fragen: Was, wann, wer ist verantwortlich, ist es erledigt?
- Eine bewährte Gliederung: vor dem ersten Tag, erster Tag, erste Woche, erster Monat, Ende der Probezeit.
- Wiederkehrende Grundlagen gehören in digitale Lektionen, der Plan verweist nur darauf.
- Ein Zwischengespräch vor Ende der Probezeit gehört fest in den Plan.
Was ist ein Einarbeitungsplan?
Ein Einarbeitungsplan ist ein schriftlicher Zeitplan für die ersten Wochen und Monate einer neuen Person. Für jeden Zeitpunkt steht darin, was passiert, wer dafür sorgt und ob es erledigt ist. So weiß die neue Person, was auf sie zukommt, und alle Beteiligten wissen, was sie beitragen.
Der Einarbeitungsplan ist nicht dasselbe wie der Onboarding-Prozess. Der Prozess beschreibt, wie dein Unternehmen neue Mitarbeitende grundsätzlich aufnimmt. Wie du diesen Ablauf aufbaust und digitalisierst, steht im Artikel Onboarding-Prozess digitalisieren. Der Einarbeitungsplan ist die konkrete Umsetzung für eine Stelle: mit Terminen, Namen und Häkchen.
Was in einen Einarbeitungsplan gehört
- Zeitpunkte: klare Stationen statt einer losen Themenliste.
- Inhalte: was die neue Person zu diesem Zeitpunkt kennen, können oder erledigt haben soll.
- Verantwortliche: für jeden Punkt genau eine Person, nicht „das Team“.
- Erledigt-Spalte: damit jederzeit sichtbar ist, wo die Einarbeitung steht.
- Ansprechperson: eine feste Person für Alltagsfragen, oft Pate oder Patin genannt.
- Gespräche: feste Termine für Feedback in beide Richtungen.
Einarbeitungsplan Vorlage: vom ersten Tag bis zur Probezeit
Die folgende Vorlage kannst du direkt übernehmen und an deine Stelle anpassen. Namen in der Spalte „verantwortlich“ ersetzt du durch echte Personen. Punkte, die für die Stelle nicht passen, streichst du.
| Zeitpunkt | Inhalt | verantwortlich | erledigt |
|---|---|---|---|
| Vor dem ersten Tag | Arbeitsplatz, Geräte und Zugänge vorbereiten | IT oder Office | ☐ |
| Vor dem ersten Tag | Willkommensnachricht mit Ablauf des ersten Tages und Ansprechperson senden | Führungskraft | ☐ |
| Erster Tag | Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team | Führungskraft | ☐ |
| Erster Tag | Zugänge testen, wichtigste Tools zeigen | Pate oder Patin | ☐ |
| Erster Tag | Einarbeitungsplan gemeinsam durchgehen, Ziele der ersten Woche klären | Führungskraft | ☐ |
| Erste Woche | Digitale Grundlagenlektionen: Unternehmen, Abläufe, Regeln | neue Person, Freigabe durch HR | ☐ |
| Erste Woche | Pflichtunterweisungen, die für die Stelle gelten | zuständige Fachkraft | ☐ |
| Erste Woche | Mitlaufen bei typischen Aufgaben | Pate oder Patin | ☐ |
| Erste Woche | Kurzes Gespräch: Was ist klar, was fehlt? | Führungskraft | ☐ |
| Erster Monat | Fachliche Lektionen zur Stelle mit Wissenstest | neue Person, Fachverantwortung | ☐ |
| Erster Monat | Erste Aufgaben selbstständig erledigen, Ergebnisse gemeinsam prüfen | Führungskraft | ☐ |
| Erster Monat | Feedbackgespräch nach vier Wochen, Ziele bis Ende der Probezeit festlegen | Führungskraft | ☐ |
| Ende der Probezeit | Zwischengespräch mit ausreichend Vorlauf vor Ablauf der Probezeit | Führungskraft, HR | ☐ |
| Ende der Probezeit | Abschlussgespräch: Ziele erreicht? Feedback zur Einarbeitung einholen | Führungskraft | ☐ |
| Ende der Probezeit | Plan und Lektionen anhand des Feedbacks verbessern | HR oder Führungskraft | ☐ |
Nach § 622 Abs. 3 BGB gilt während einer vereinbarten Probezeit eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen, längstens für sechs Monate. Plane das Zwischengespräch deshalb nicht in die letzte Woche, sondern mit genug Abstand davor. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Einarbeitungsplan erstellen in 5 Schritten
- Ziel der Einarbeitung festlegen. Was soll die neue Person am Ende der Probezeit selbstständig können? Zwei oder drei konkrete Sätze reichen.
- Inhalte sammeln. Frag die Personen, die zuletzt eingearbeitet wurden, und die, die eingearbeitet haben: Was hat gefehlt, was wurde mehrfach erklärt?
- Auf Zeitpunkte verteilen. Erst das, was für den Alltag nötig ist, dann das Fachliche. Nicht alles in die erste Woche packen.
- Verantwortliche eintragen. Jeder Punkt bekommt einen Namen. Wer verantwortlich ist, bekommt den Plan vor dem ersten Tag.
- Wiederkehrendes auslagern. Grundlagen, die jede neue Person braucht, legst du einmal als Lektion an. Der Plan verweist nur noch darauf.
Einarbeitungsplan für verschiedene Stellen anpassen
Ein Einarbeitungsplan für die Buchhaltung sieht anders aus als einer für den Außendienst. Trotzdem musst du nicht für jede Stelle von vorn anfangen. Bewährt hat sich eine Aufteilung in zwei Teile:
- Gemeinsamer Teil: Begrüßung, Unternehmen, Regeln, Tools und Pflichtinhalte, die für alle gelten. Dieser Teil ist in jedem Plan gleich.
- Stellenspezifischer Teil: Fachliche Inhalte, typische Aufgaben und Ansprechpersonen für die jeweilige Rolle.
So pflegst du den gemeinsamen Teil nur einmal. Neue Stellen bekommen nur ihren eigenen Block dazu. Auch für Führungskräfte, die intern wechseln, kannst du den stellenspezifischen Teil allein nutzen.
Warum digitale Lektionen den Plan entlasten
Viele Einarbeitungspläne sind lang, weil jede Zeile ein persönlicher Termin ist. Das bindet erfahrene Mitarbeitende und hängt davon ab, wer gerade Zeit hat. Wenn die Grundlagen als Lektionen vorliegen, wird aus fünf Terminen ein Punkt: „Lektionen 1 bis 5 abschließen“. Die persönliche Zeit fließt in Fragen und Praxis. Ob die Inhalte angekommen sind, zeigt ein kurzer Test. Wie du das aufbaust, liest du im Artikel Lernerfolgskontrolle.
Für eine Seniorenbetreuung habe ich ein internes Schulungsportal aufgebaut. Die Einführungsschulung führt Schritt für Schritt online durch die Themen, auf die es im Alltag ankommt: von Beziehungen und dem Prozess des Alterns über schwierige Situationen bis zur Rolle in der Hauswirtschaft, in sieben Lektionen. So muss im Team niemand dieselben Grundlagen bei jeder Neueinstellung persönlich erklären.
Eine solche Einführungsschulung ist in der Vorlage oben genau eine Zeile in der ersten Woche. Alles andere im Plan bleibt persönlich.
Typische Fehler beim Einarbeitungsplan
Der Plan liegt nur bei HR
Wenn Führungskraft, Pate und neue Person den Plan nicht kennen, bleibt er ein Dokument in der Ablage. Teile ihn vor dem ersten Tag mit allen Beteiligten.
Zu viel in der ersten Woche
Wer am dritten Tag alle Abläufe kennen soll, behält wenig davon. Verteile die Inhalte auf den ersten Monat.
Kein Ende definiert
Ohne Abschlussgespräch läuft die Einarbeitung einfach aus. Niemand weiß, ob die Ziele erreicht sind.
Wissen nur in einzelnen Köpfen
Wenn nur eine Person weiß, wie ein Ablauf funktioniert, hängt jede Einarbeitung an ihr. Wie du dieses Wissen sicherst, beschreibt der Artikel Wissenstransfer im Unternehmen.
Fazit
Ein guter Einarbeitungsplan ist kurz, konkret und abhakbar. Er nennt für jeden Zeitpunkt Inhalt, Verantwortliche und Status und endet mit einem klaren Gespräch vor Ablauf der Probezeit. Richtig entlastend wird er, wenn die wiederkehrenden Grundlagen als digitale Lektionen mit Test vorliegen. Wie ein solches Schulungssystem aussieht, zeigt die Leistung Digital Training System.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Einarbeitungsplan?
Zeitpunkte, Inhalte, die verantwortliche Person für jeden Punkt und eine Spalte zum Abhaken. Dazu kommen eine feste Ansprechperson, die Ziele der Einarbeitung und Termine für Feedbackgespräche.
Wie lange sollte ein Einarbeitungsplan laufen?
Viele Unternehmen planen die ersten Wochen im Detail und führen den Plan bis zum Ende der Probezeit weiter. Bei komplexen Stellen kann die fachliche Einarbeitung länger dauern. Wichtig ist, dass Start, Zwischenschritte und Abschluss festgelegt sind.
Wer erstellt den Einarbeitungsplan?
Meist die direkte Führungskraft, oft mit Unterstützung aus HR. Einzelne Punkte übernehmen Kolleginnen und Kollegen, etwa die Einweisung in ein Tool. Wichtig ist, dass jeder Punkt genau eine verantwortliche Person hat.
Was ist der Unterschied zwischen Onboarding-Prozess und Einarbeitungsplan?
Der Onboarding-Prozess beschreibt den allgemeinen Ablauf für alle Neueinstellungen. Der Einarbeitungsplan ist die konkrete Umsetzung für eine Stelle oder eine Person, mit Terminen, Namen und Häkchen.
Kann ich einen Einarbeitungsplan digital abbilden?
Ja. Die Liste selbst kann in einer Tabelle oder einem Aufgabentool liegen. Die wiederkehrenden Lerninhalte legst du als Lektionen in einer Lernplattform ab, der Plan verlinkt darauf und der Abschluss wird automatisch dokumentiert.
Maschinenbauingenieur mit Master in Kunststofftechnik und MBA, sieben Jahre Team- und Abteilungsleitung in der Industrie. Seit 2019 baut er digitale Vertriebs-, Schulungs- und KI-Systeme. Mehr über Fabian
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.
