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- Wissenstransfer sichert Wissen, bevor eine Person geht: bei Ruhestand, Kündigung, Elternzeit oder langer Krankheit.
- Am schwersten zu übergeben ist Erfahrungswissen: Kontakte, Sonderfälle, Gründe hinter Entscheidungen.
- Bewährte Methoden sind Tandem, Dokumentation, Video-Aufzeichnung, Lessons Learned und die Wissenslandkarte.
- Die beste Übergabe beginnt lange vor dem letzten Arbeitstag, im Idealfall als laufende Gewohnheit.
Was ist Wissenstransfer?
Wissenstransfer ist die geplante Weitergabe von Wissen, Erfahrung und Kontakten von einer Person an andere. Im Unternehmen geht es dabei um eine einfache Frage: Was muss jemand anderes wissen, damit die Arbeit weiterläuft, wenn diese Person nicht mehr da ist?
Besonders dringend wird die Frage bei drei Anlässen: Ruhestand, Kündigung und längere Abwesenheit wie Elternzeit oder Krankheit. In kleinen und mittleren Unternehmen liegt wichtiges Wissen oft bei wenigen Personen. Geht eine davon, zeigt sich schnell, was nirgendwo aufgeschrieben war.
Wissenstransfer und Wissensmanagement: der Unterschied
Beide Begriffe hängen eng zusammen, meinen aber nicht dasselbe. Wissensmanagement ist der dauerhafte Rahmen: Wo liegt Wissen, wie ist es geordnet, wer hält es aktuell? Wissenstransfer ist der konkrete Übergang von Person zu Person, meist mit einem festen Anlass und einem Termin. Je besser das Wissensmanagement, desto kleiner die Lücke, die der Wissenstransfer schließen muss.
Welches Wissen verloren geht
Anleitungen und Dokumente sind selten das Problem. Verloren geht vor allem das Wissen, das nie jemand aufgeschrieben hat:
- Sonderfälle. Was tun, wenn der Standardablauf nicht passt?
- Kontakte. Wen ruft man beim Lieferanten an, wenn es eilt?
- Gründe. Warum wird ein Ablauf genau so gemacht und nicht anders?
- Frühwarnzeichen. Woran erkennt man, dass etwas schiefzugehen droht?
- Geschichte. Was wurde schon versucht und warum hat es nicht funktioniert?
Gerade bei älteren Mitarbeitenden mit langer Betriebszugehörigkeit steckt viel davon in Routinen, die sie selbst gar nicht mehr als Wissen wahrnehmen. Deshalb reicht es nicht, sie zu bitten, „alles aufzuschreiben“.
Methoden für den Wissenstransfer
| Methode | So funktioniert es | Gut für |
|---|---|---|
| Wissenslandkarte | Übersicht: Welche Themen, Aufgaben und Kontakte hat die Person, wer kennt sie noch, wo sind sie dokumentiert? | Den Startpunkt jeder Übergabe und das Setzen von Prioritäten |
| Tandem | Nachfolgerin oder Nachfolger arbeitet eine Zeit lang direkt mit, erst zuschauen, dann selbst machen | Erfahrungswissen, Kundenkontakte, Fingerspitzengefühl |
| Dokumentation | Wiederkehrende Abläufe als Arbeitsanweisung festhalten | Standardabläufe, die künftig mehrere Personen ausführen |
| Video-Aufzeichnung | Die Person zeigt Abläufe am Bildschirm oder an der Maschine und erklärt dabei laut | Abläufe mit vielen Handgriffen, die schwer zu beschreiben sind |
| Lessons Learned | Strukturiertes Gespräch: Was lief gut, was nicht, was würdest du anders machen? | Entscheidungswissen und Erfahrungen aus Projekten |
| Übergabeinterview | Leitfaden mit gezielten Fragen zu Sonderfällen, Kontakten und Gründen | Wissen, das der Person selbst nicht bewusst ist |
Keine Methode deckt alles ab. Die Wissenslandkarte zeigt, welches Wissen es gibt. Danach wählst du je Thema die passende Methode: Standardabläufe werden dokumentiert, Kontakte und Fingerspitzengefühl im Tandem weitergegeben.
Übergabeplan in 5 Schritten
- Wissenslandkarte erstellen. Gemeinsam mit der Person alle Aufgaben, Themen, Kontakte und Werkzeuge sammeln. Zu jedem Punkt: Wer kann das noch? Ist es dokumentiert?
- Prioritäten setzen. Markiere, was nur diese eine Person kann und was bei Ausfall am meisten kostet. Damit beginnst du.
- Methode je Thema wählen. Abläufe dokumentieren oder aufzeichnen, Kontakte und Sonderfälle im Tandem oder Interview übergeben.
- Übergeben und ausprobieren. Die nachfolgende Person übernimmt Aufgaben, solange die bisherige noch erreichbar ist. Fragen zeigen Lücken, solange sie sich noch schließen lassen.
- Ergebnisse sichern. Alles Festgehaltene kommt an einen festen Ort, zum Beispiel in die gemeinsame Wissensdatenbank, mit verantwortlicher Person und Prüfdatum.
Leitfragen für das Übergabeinterview
Ein Übergabeinterview holt Wissen hervor, an das die Person von selbst nicht denkt. Diese Fragen haben sich als Leitfaden bewährt:
- Welche Aufgaben erledigst du, die in keiner Stellenbeschreibung stehen?
- Was machst du anders als in der Anleitung beschrieben, und warum?
- Welche Fehler passieren Neuen bei dieser Aufgabe am häufigsten?
- Wen fragst du, wenn du selbst nicht weiterweißt?
- Welche Kundinnen, Kunden oder Lieferanten brauchen eine besondere Behandlung?
- Was würdest du ändern, wenn du noch ein Jahr bleiben würdest?
Das Gespräch wird am besten aufgezeichnet oder direkt mitgeschrieben. Danach werden die Antworten den Themen der Wissenslandkarte zugeordnet und an ihren festen Ort übertragen.
Die drei Anlässe im Vergleich
Ruhestand
Der Termin ist meist lange bekannt. Das ist die beste Ausgangslage für ein Tandem über mehrere Monate. Wichtig ist, früh zu beginnen und die Person als erfahrene Expertin oder erfahrenen Experten einzubinden, nicht als „Abgang“.
Kündigung
Oft bleiben nur wenige Wochen, manchmal wird zusätzlich Urlaub genommen. Hier zählen Prioritäten: Wissenslandkarte, die kritischen Themen per Übergabegespräch und Bildschirmvideo sichern, der Rest nach Möglichkeit.
Elternzeit und längere Abwesenheit
Die Person kommt zurück, aber ihre Aufgaben müssen in der Zwischenzeit laufen. Eine gute Vertretungsübergabe mit dokumentierten Abläufen hilft doppelt: Die Vertretung arbeitet sicherer, und bei der Rückkehr ist nachvollziehbar, was sich geändert hat.
Für eine Seniorenbetreuung habe ich ein internes Schulungsportal aufgebaut. Neue Mitarbeitende durchlaufen dort eine Einführungsschulung mit sieben Lektionen: von Beziehungen und dem Prozess des Alterns über schwierige Situationen bis zur Rolle in der Hauswirtschaft. Im Team muss niemand mehr dieselben Grundlagen bei jeder Neueinstellung persönlich erklären.
Wissenstransfer als Gewohnheit statt als Notfall
Die beste Übergabe ist die, die kaum noch nötig ist. Wenn Abläufe laufend dokumentiert werden, wichtige Themen immer mindestens zwei Personen kennen und Wissen an einem festen Ort liegt, wird jeder Abschied planbar. Hilfreich sind drei einfache Regeln: Jede Aufgabe hat eine Vertretung. Jeder wiederkehrende Ablauf hat eine Arbeitsanweisung. Und neues Wissen aus Projekten wird nach Abschluss kurz festgehalten.
Aus gesichertem Wissen lässt sich außerdem direkt Schulungsmaterial machen. Die Aufzeichnungen und Anleitungen aus einer Übergabe werden zur Grundlage für die Einarbeitung der nächsten Person. Wie daraus ein internes Schulungsportal wird, zeigt das Digital Training System.
Fazit
Wissenstransfer entscheidet darüber, ob Erfahrung im Unternehmen bleibt oder mit den Menschen geht. Starte mit einer Wissenslandkarte, setze Prioritäten und wähle je Thema die passende Methode. Wie du das gesicherte Wissen in eine strukturierte Einarbeitung für neue Mitarbeitende überführst, zeigt der Artikel Einarbeitungsplan erstellen.
Häufige Fragen
Was ist Wissenstransfer?
Wissenstransfer ist die geplante Weitergabe von Wissen, Erfahrung und Kontakten von einer Person an andere im Unternehmen. Ziel ist, dass Aufgaben weiterlaufen und Wissen nicht verloren geht, wenn jemand die Stelle wechselt, das Unternehmen verlässt oder länger ausfällt.
Was ist der Unterschied zwischen Wissenstransfer und Wissensmanagement?
Wissensmanagement ist der dauerhafte Rahmen: wie ein Unternehmen Wissen festhält, ordnet und aktuell hält. Wissenstransfer ist der konkrete Übergang von einer Person zur nächsten, oft mit festem Anlass und Termin. Ein gutes Wissensmanagement macht jeden Wissenstransfer leichter.
Welche Methoden gibt es für den Wissenstransfer?
Bewährt sind Tandem oder Mentoring, schriftliche Dokumentation von Abläufen, Video-Aufzeichnungen, Lessons-Learned-Gespräche, Übergabeinterviews und die Wissenslandkarte. Meist funktioniert eine Kombination am besten: Wissenslandkarte zuerst, dann je nach Wissensart die passende Methode.
Wann sollte der Wissenstransfer bei Ruhestand beginnen?
So früh wie möglich. Ein Ruhestand ist meist lange bekannt, deshalb lässt sich ein Tandem über mehrere Monate planen. Je mehr Erfahrungswissen eine Person hat, desto mehr Zeit braucht die Übergabe.
Wie gelingt Wissenstransfer bei kurzfristiger Kündigung?
Mit Prioritäten. Zuerst die Wissenslandkarte erstellen und die Themen markieren, die niemand sonst kennt. Diese werden in Übergabegesprächen und kurzen Bildschirmvideos gesichert. Alles andere folgt, soweit die Zeit reicht.
Maschinenbauingenieur mit Master in Kunststofftechnik und MBA, sieben Jahre Team- und Abteilungsleitung in der Industrie. Seit 2019 baut er digitale Vertriebs-, Schulungs- und KI-Systeme. Mehr über Fabian
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