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- ROI von KI = (Ersparnis minus Kosten) geteilt durch Kosten. Die Ersparnis ist gesparte Arbeitszeit mal interner Stundensatz, die Kosten sind Lizenzen, Einführung, Schulung und Pflege.
- Der Rechner im Artikel deckt neun Abteilungen mit je vier typischen Anwendungsfällen ab. Die Richtwerte für Stunden und Ersparnis sind Erfahrungswerte und lassen sich je Fall anpassen.
- Gesparte Zeit wird erst zu Geld, wenn sie für Aufgaben genutzt wird, die Umsatz bringen oder Kosten vermeiden. Deshalb zählt der erste Anwendungsfall mehr als die Summe aller.
- Starte mit dem Fall mit der größten Ersparnis, miss die Zeit vorher und nachher und rechne danach mit echten Zahlen statt mit Richtwerten.
KI-ROI: das Wichtigste vorab
„Lohnt sich das?“ ist die erste Frage, wenn in einem Betrieb über KI gesprochen wird. Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an, welche Aufgabe du meinst. KI, die Angebote vorbereitet, rechnet sich anders als KI, die Lieferscheine prüft oder Störungsanfragen beantwortet. Deshalb hilft eine Pauschalzahl aus einer Studie wenig. Was hilft, ist eine Rechnung mit deinen eigenen Aufgaben, deinen Stunden und deinem Stundensatz.
Genau das macht der KI-ROI-Rechner in diesem Artikel. Du gehst neun Abteilungen durch, hakst die Anwendungsfälle an, die es bei dir gibt, und passt die Richtwerte an. Der Rechner zeigt dir die gesparten Stunden pro Woche und Jahr, den Gegenwert in Euro, die Ersparnis je Abteilung und, wenn du deine Kosten einträgst, ROI und Amortisationszeit.
Was der ROI von KI ist und wie du ihn berechnest
ROI steht für Return on Investment, auf Deutsch Kapitalrendite. Die Formel ist einfach:
ROI = (Nutzen − Kosten) ÷ Kosten × 100
Bei KI im Büro und in der Verwaltung ist der Nutzen vor allem gesparte Arbeitszeit. Die rechnest du so aus:
- Gesparte Stunden pro Woche = Stunden, die eine Aufgabe heute bindet × Ersparnis in Prozent
- Gesparte Stunden pro Jahr = gesparte Stunden pro Woche × Arbeitswochen (der Rechner nimmt 45)
- Nutzen in Euro = gesparte Stunden pro Jahr × interner Stundensatz
Auf der Kostenseite stehen Lizenzen, Einführung, Schulung und Pflege für denselben Zeitraum. Die Amortisationszeit sagt dir, nach wie vielen Monaten die Ersparnis die Kosten eingeholt hat: Kosten geteilt durch Ersparnis pro Monat. Eine einfache Variante dieser Rechnung für einzelne Aufgaben findest du im Artikel KI-Anwendungsfälle im Büro. Der Rechner hier macht daraus eine Übersicht über das ganze Unternehmen.
So funktioniert der Rechner
- Stundensatz eintragen. Nimm den internen Stundensatz der Personen, die die Aufgabe heute erledigen: Lohn plus Nebenkosten, nicht den Preis, den du Kunden berechnest. 50 Euro sind für Büro und Verwaltung ein brauchbarer Startwert.
- Anwendungsfälle anhaken. Gehe die Abteilungen durch und wähle, was es bei dir gibt. Bei jedem Fall stehen Richtwerte für Stunden pro Woche und Ersparnis in Prozent. Passe sie an, wenn du es besser weißt. Die Stunden gelten für das ganze Team, nicht pro Person.
- Kosten eintragen und Ergebnis ansehen. Wenn du deine Kosten für ein Jahr schon kennst, trägst du sie ein und bekommst ROI und Amortisation dazu. Das Ergebnis kannst du drucken, als PDF speichern oder mir zur Besprechung schicken.
Die Richtwerte sind Erfahrungswerte aus Projekten und Gesprächen mit Betrieben, keine Studie. Sie sollen dir einen Startpunkt geben, keine Garantie. Nichts, was du eingibst, wird gesendet oder gespeichert.
Der KI-ROI-Rechner: Anwendungsfälle je Abteilung
KI im Vertrieb
- Anfragen sichten, beantworten und qualifizierenRichtwert 6 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Angebote aus Bausteinen und Vorlagen erstellenRichtwert 5 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Kundentermine vorbereiten, Firmen und Ansprechpartner recherchierenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 60 %
- Besuchsberichte schreiben und CRM pflegenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
KI in der Konstruktion und Entwicklung
- Lastenhefte und Kundenanforderungen auswertenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Normen, Lieferantenunterlagen und Datenblätter recherchierenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Technische Dokumentation, Änderungsbeschreibungen und Stücklistentexte schreibenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Wissen aus alten Projekten und Berechnungen wiederfindenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
KI in der Fertigung und Produktion
- Arbeitsanweisungen und Prüfpläne schreiben und aktualisierenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Schichtprotokolle und Störungsmeldungen auswertenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Neue Mitarbeitende an Maschinen und Abläufen einarbeitenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Qualitätsmeldungen erfassen und zusammenfassenRichtwert 2 Std/Woche, Ersparnis 50 %
KI in der Logistik und im Einkauf
- Lieferantenanfragen stellen und Angebote vergleichenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen abgleichenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 60 %
- Lieferverzug und Reklamationen nachhaltenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Bestände abfragen und Nachbestellungen vorbereitenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
KI in der Buchhaltung
- Belege erfassen, zuordnen und vorkontierenRichtwert 5 Std/Woche, Ersparnis 60 %
- Zahlungseingänge abgleichen und Mahnungen vorbereitenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Rückfragen von Steuerberatung und Prüfern beantwortenRichtwert 2 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Monatsabschluss und Auswertungen vorbereitenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 30 %
KI im Personalwesen
- Stellenanzeigen schreiben und Bewerbungen vorsortierenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Onboarding-Unterlagen und Schulungsnachweise pflegenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Mitarbeiterfragen zu Urlaub, Lohn und Regeln beantwortenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 60 %
- Zeugnisse, Bescheinigungen und Vorlagen erstellenRichtwert 2 Std/Woche, Ersparnis 60 %
KI in der IT
- Support-Anfragen der ersten Stufe beantwortenRichtwert 5 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Anleitungen und Systemdokumentation pflegenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Skripte und kleine Automatisierungen schreibenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Lizenzen, Geräte und Zugänge verwaltenRichtwert 2 Std/Woche, Ersparnis 30 %
KI im Service
- Störungsanfragen beantworten und einordnenRichtwert 6 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Ersatzteile anhand von Beschreibung und Seriennummer identifizierenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Serviceberichte und Einsatzprotokolle schreibenRichtwert 4 Std/Woche, Ersparnis 60 %
- Wartungen planen und Termine abstimmenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 40 %
KI in der Verwaltung und Geschäftsführung
- E-Mails sichten, sortieren und beantwortenRichtwert 6 Std/Woche, Ersparnis 40 %
- Besprechungen protokollieren und zusammenfassenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 60 %
- Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen erstellenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 50 %
- Recherchen zu Markt, Förderung und LieferantenRichtwert 3 Std/Woche, Ersparnis 40 %
Woher die Richtwerte kommen
Die Stunden und Prozentwerte je Anwendungsfall sind Erfahrungswerte aus eigenen Projekten und aus Gesprächen mit Betrieben zwischen zehn und hundert Mitarbeitenden. Sie beschreiben einen typischen Fall, nicht deinen. Drei Faustregeln, mit denen du sie anpasst:
- Textaufgaben sparen am meisten. Entwürfe, Zusammenfassungen, Protokolle, Antworten auf wiederkehrende Fragen: Hier sind 50 bis 60 Prozent realistisch, weil die KI den ersten Entwurf liefert und der Mensch nur noch prüft und ergänzt.
- Aufgaben mit Abstimmung sparen weniger. Monatsabschluss, Lizenzverwaltung, Wartungsplanung: Die KI nimmt Teilschritte ab, die Abstimmung mit Menschen bleibt. 30 bis 40 Prozent sind hier ehrlicher.
- Ohne Wissensbasis keine Ersparnis. Fälle wie „Ersatzteile identifizieren“ oder „Mitarbeiterfragen beantworten“ funktionieren nur, wenn das Wissen digital und gepflegt vorliegt. Fehlt es, kostet der Aufbau erst einmal Zeit. Wie das geht, beschreibt der Artikel Wissensmanagement im Unternehmen.
Am verlässlichsten sind deine eigenen Zahlen. Notiere für den wichtigsten Anwendungsfall eine Woche lang, wie viel Zeit er bindet, und miss nach einigen Wochen mit KI erneut. Dann ersetzt du die Richtwerte im Rechner durch gemessene Werte.
Was in die Kosten gehört
Damit der ROI stimmt, müssen auf der Kostenseite alle Posten für ein Jahr stehen, nicht nur die Lizenz:
| Posten | Typische Größenordnung | Hinweis |
|---|---|---|
| Lizenzen | Geschäftstarife ab rund 21 bis 26 Euro pro Person und Monat (Stand Oktober 2026) | Nur für die Personen, die tatsächlich mit KI arbeiten. Warum ein Geschäftstarif und kein privates Konto: ChatGPT Business |
| Einführung | Interne Zeit für Auswahl, Regeln und Pilot, bei Bedarf externe Begleitung | Auch die eigene Zeit zählt, mit demselben Stundensatz |
| Schulung | Eine Grundschulung pro Person plus Zeit zum Üben | Ohne Schulung bleibt die Ersparnis bei den wenigen Vorreitern |
| Wissensbasis und Pflege | Laufend wenige Stunden pro Monat | Antworten, Vorlagen und Daten aktuell halten |
| Eigene Automatisierungen | Einmalig ein Projektbetrag, laufend kleine Werkzeugkosten | Nur nötig, wenn ein Ablauf ohne Menschen laufen soll, siehe KI-Automatisierung |
Beispielrechnung: Betrieb mit 25 Mitarbeitenden
Ein Betrieb mit 25 Mitarbeitenden wählt drei Anwendungsfälle: Angebote im Vertrieb (5 Stunden pro Woche, 50 Prozent Ersparnis), Belege in der Buchhaltung (5 Stunden, 60 Prozent) und Störungsanfragen im Service (6 Stunden, 50 Prozent). Zusammen binden die drei Aufgaben heute 16 Stunden pro Woche. Mit KI sind es noch 7,5 Stunden, die Ersparnis liegt bei 8,5 Stunden pro Woche.
Bei 45 Arbeitswochen sind das rund 383 Stunden im Jahr. Mit einem internen Stundensatz von 50 Euro entspricht das rund 19.100 Euro. Auf der Kostenseite stehen fünf Geschäftslizenzen für 21 Euro im Monat (1.260 Euro im Jahr) und 4.000 Euro für Einführung und Schulung, zusammen 5.260 Euro. Der ROI im ersten Jahr liegt damit bei rund 264 Prozent, die Amortisation bei etwa vier Monaten.
Ersparnis: 8,5 Std pro Woche, rund 19.100 Euro pro Jahr vor Kosten
Beispielwerte zur Veranschaulichung, keine Ergebnisgarantie. Rechne das Beispiel im Rechner oben nach und ersetze die Werte durch deine eigenen.
Branchenbeispiel: ein Maschinenbauer rechnet nach
Im Maschinenbau sitzen die schnellsten Hebel selten in der Produktion, sondern in den wissensintensiven Abteilungen drumherum. Ein Beispiel, wie die Abteilungen aus dem Rechner dort zusammenspielen: Der Vertrieb wertet Lastenhefte aus und baut Angebote aus Bausteinen. Die Konstruktion sucht Wissen aus alten Projekten, statt es neu zu berechnen. Der Service beantwortet Störungsanfragen und identifiziert Ersatzteile anhand von Seriennummer und Beschreibung. Die Buchhaltung gleicht Lieferscheine und Rechnungen ab. Jede Abteilung für sich spart wenige Stunden, zusammen kommt schnell ein ganzer Arbeitstag pro Woche zusammen.
Welche Anwendungsfälle dort zuerst funktionieren und was die Voraussetzungen sind, beschreibt der Artikel KI im Maschinenbau. Für Handwerksbetriebe gilt dasselbe Prinzip mit anderen Fällen, siehe KI im Handwerk.
Wo die Rechnung nicht aufgeht
- Gesparte Zeit ist noch kein Geld. Der Euro-Wert im Rechner wird erst real, wenn die freie Zeit für Aufgaben genutzt wird, die Umsatz bringen oder Kosten vermeiden: mehr Angebote, schnellere Antworten, weniger Überstunden. Plane vorher, wofür die Zeit eingesetzt wird.
- Qualität kostet Prüfzeit. Ein KI-Entwurf, den niemand prüft, spart kurz Zeit und kostet später Vertrauen. Die Prüfung gehört in die Stunden „nachher“ hinein. Die Richtwerte berücksichtigen das bereits.
- Die Einführung braucht Anlauf. In den ersten Wochen ist die Ersparnis kleiner, weil das Team übt und Vorlagen entstehen. Rechne den ROI deshalb auf ein Jahr, nicht auf den ersten Monat.
- Risiken gehören auf die Kostenseite. Datenschutz, erfundene Angaben, Abhängigkeit von einem Anbieter: Was du dagegen tust, kostet etwas Zeit und gehört in die Einführung. Welche Gefahren es gibt, beschreibt der Artikel KI-Risiken.
- Private Konten verfälschen das Bild. Laut Bitkom nutzen viele Beschäftigte KI längst privat am Arbeitsplatz, 2025 hatten aber erst 23 Prozent der befragten Unternehmen Regeln dafür. Die Ersparnis entsteht dann unkontrolliert, die Risiken auch. Mehr dazu im Artikel Schatten-KI.
Vom Ergebnis zum ersten Projekt
Der Rechner nennt dir den Anwendungsfall mit der größten Ersparnis. Das ist ein guter Startpunkt, aber nicht immer der beste. Prüfe drei Dinge, bevor du loslegst:
- Liegt das Wissen vor? Für Antworten auf Kundenfragen oder Ersatzteilsuche braucht die KI eine gepflegte Wissensbasis. Ob die Grundlagen stehen, zeigt dir der KI-Readiness-Check.
- Ist der Ablauf einheitlich? Wenn jede Person die Aufgabe anders macht, hilft KI erst, wenn ihr euch auf einen Weg geeinigt habt. Ein kurzer KI-Workshop klärt das meist an einem Tag.
- Gibt es ein messbares Ziel? Bearbeitungszeit pro Angebot, Antwortzeit auf Störungen, Stunden pro Monatsabschluss. Miss vorher und nachher. Wie du den Pilot aufsetzt, beschreibt der Artikel KI im Unternehmen einführen.
Fazit
Ob sich KI für dein Unternehmen rechnet, entscheidet nicht die Technik, sondern die Auswahl der Aufgaben. Der KI-ROI-Rechner macht diese Auswahl sichtbar: Er zeigt dir je Abteilung, wo Zeit gebunden ist und was KI davon sparen kann, und rechnet Ersparnis, ROI und Amortisation gegen deine Kosten. Nimm das Ergebnis als Startpunkt, nicht als Versprechen. Wähle den Fall mit dem größten Hebel, miss die Zeit vorher und nachher und ersetze die Richtwerte nach ein paar Wochen durch deine eigenen Zahlen. Dann weißt du nicht nur, ob sich KI lohnt, sondern auch, wo.
Häufige Fragen
Wie berechnet man den ROI von KI?
ROI steht für Return on Investment. Du teilst den Nutzen abzüglich der Kosten durch die Kosten. Bei KI im Büro ist der Nutzen meist gesparte Arbeitszeit: Stunden pro Woche mal Ersparnis in Prozent mal Arbeitswochen mal interner Stundensatz. Die Kosten sind Lizenzen, Einführung, Schulung und Pflege für denselben Zeitraum. Ein Ergebnis von 100 Prozent heißt: Die Ersparnis ist doppelt so hoch wie die Kosten.
Was ist ein ROI-Rechner?
Ein ROI-Rechner ist ein Werkzeug, das aus Nutzen und Kosten einer Investition die Rendite berechnet. Der KI-ROI-Rechner in diesem Artikel geht einen Schritt weiter: Er schätzt den Nutzen aus typischen Anwendungsfällen je Abteilung, die du anhaken und anpassen kannst, und zeigt neben dem ROI auch die Amortisationszeit und die gesparten Stunden.
Wie hoch ist ein guter ROI bei KI?
Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Bei Werkzeugen mit niedrigen Lizenzkosten und klarem Anwendungsfall sind im ersten Jahr mehrere hundert Prozent realistisch, weil die Kosten klein sind. Bei größeren Projekten mit Einführung und Schulung liegt der ROI im ersten Jahr oft deutlich niedriger und steigt ab dem zweiten Jahr. Wichtiger als die Prozentzahl ist, ob die gesparte Zeit tatsächlich für wertvollere Aufgaben genutzt wird.
Wie viel Zeit spart KI wirklich?
Das hängt vom Anwendungsfall ab. Bei Textaufgaben wie Entwürfen, Zusammenfassungen und Protokollen sind 40 bis 60 Prozent Zeitersparnis typisch, bei Aufgaben mit viel Abstimmung und Prüfung eher 20 bis 30 Prozent. Die Richtwerte im Rechner sind Erfahrungswerte aus Projekten, keine Studie. Miss deine eigene Ersparnis, indem du die Zeit vor dem Einsatz eine Woche lang notierst und nach einigen Wochen erneut.
Was kostet KI im Unternehmen?
Für den Einstieg reichen Geschäftstarife der großen Anbieter, zum Beispiel rund 21 bis 26 Euro pro Person und Monat bei ChatGPT Business, Stand Oktober 2026. Dazu kommen Zeit für Einführung und Schulung sowie die Pflege der Wissensbasis. Eigene Automatisierungen oder KI-Assistenten kosten je nach Umfang einmalig einen Projektbetrag und laufend einen kleinen Betrag für Werkzeuge. Trage alle Posten für ein Jahr in den Rechner ein.
Werden meine Eingaben im Rechner gespeichert?
Nein. Der Rechner läuft vollständig in deinem Browser. Es wird nichts gesendet und nichts gespeichert. Wenn du das Ergebnis behalten willst, druckst du es oder speicherst es als PDF. Die E-Mail an mich enthält nur die Zahlen, die du selbst siehst.
Maschinenbauingenieur mit Master in Kunststofftechnik und MBA, sieben Jahre Team- und Abteilungsleitung in der Industrie. Seit 2019 baut er digitale Vertriebs-, Schulungs- und KI-Systeme. Mehr über Fabian
Quellen
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.
