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- Digitalisieren überführt einen Ablauf in digitale, strukturierte Form. Automatisieren lässt Software die Schritte ausführen.
- Gute Kandidaten sind Abläufe mit Papier, Doppelerfassung, verstreuten Tabellen oder Wissen, das nur mündlich weitergegeben wird.
- Erst beschreiben und vereinfachen, dann digitalisieren. Sonst wird ein unklarer Ablauf nur digital unklar.
- Ein digitalisierter Prozess hat eine Datenquelle, feste Felder, klare Zuständigkeiten und ist für alle einsehbar.
Was bedeutet Prozesse digitalisieren?
Prozesse digitalisieren heißt, einen Ablauf aus Papier, verstreuten Dateien und mündlichen Absprachen in eine digitale, strukturierte Form zu bringen. Aus dem Papierbogen wird ein Formular mit festen Feldern. Aus fünf Excel-Listen wird eine gemeinsame Datenquelle. Aus „frag mal Petra, die weiß das“ wird ein beschriebener Ablauf, den jeder nachlesen kann.
Das Ziel ist nicht, möglichst viel Software einzusetzen. Das Ziel ist, dass Informationen an einem Ort liegen, einheitlich erfasst werden und für alle Beteiligten sichtbar sind. Genau das ist die Grundlage für alles, was danach kommt, auch für Automatisierung und KI.
Digitalisieren oder automatisieren?
Die beiden Begriffe werden oft gleich verwendet. Sie beschreiben aber zwei Stufen, die aufeinander aufbauen.
| Prozesse digitalisieren | Prozesse automatisieren | |
|---|---|---|
| Frage | Liegt der Ablauf digital und strukturiert vor? | Welche Schritte kann Software selbst ausführen? |
| Beispiel | Online-Formular statt Papierbogen, eine Tabelle statt fünf | Formulareintrag erzeugt automatisch Aufgabe und Bestätigung |
| Ergebnis | Einheitliche Daten, klare Zuständigkeit, Transparenz | Weniger Handarbeit, schnellere Durchläufe |
| Reihenfolge | Zuerst | Danach |
Wer Stufe eins überspringt, automatisiert Chaos. Wenn jeder die Daten anders erfasst, kann keine Software zuverlässig damit arbeiten. Wie die zweite Stufe funktioniert, beschreibt der Artikel Prozessautomatisierung.
Woran du Kandidaten erkennst
Ein Ablauf lohnt sich zum Digitalisieren, wenn eines dieser Merkmale zutrifft:
- Papier im Umlauf. Zettel, Ausdrucke oder Formulare, die abgetippt, abgeheftet oder gesucht werden.
- Doppelerfassung. Dieselbe Information wird an mehreren Stellen eingetragen, etwa im Postfach, in einer Liste und im Kalender.
- Verstreute Tabellen. Mehrere Excel-Dateien mit ähnlichem Inhalt, und niemand weiß, welche aktuell ist.
- Wissen per Zuruf. Der Ablauf funktioniert nur, weil eine bestimmte Person ihn im Kopf hat.
- Kein Überblick. Niemand kann auf einen Blick sagen, wie viele Vorgänge offen sind und wo sie hängen.
Typische Beispiele im KMU: Anfragen und Aufträge, Urlaubs- und Materialanträge, Prüf- und Checklisten, Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Übergaben zwischen Schichten oder Abteilungen, wiederkehrende Berichte.
Prozesse digitalisieren in 6 Schritten
- Einen Ablauf auswählen. Nicht alles auf einmal. Einer, der oft vorkommt und heute spürbar Zeit kostet.
- Den Ist-Zustand aufschreiben. Jeder Schritt in eine Zeile: Wer macht was, womit, mit welcher Information? Frag die Menschen, die den Ablauf ausführen. Sie kennen die Sonderfälle. Wie du das sauber festhältst, zeigt der Artikel Prozessdokumentation.
- Vereinfachen. Welche Schritte sind überflüssig? Welche Freigabe braucht es wirklich? Ein einfacher Ablauf lässt sich leichter digitalisieren und später automatisieren.
- Datenquelle und Felder festlegen. Wo liegt die eine gültige Version der Information? Welche Angaben sind Pflicht, welche optional? Feste Felder statt Freitext, wo es möglich ist.
- Werkzeug wählen und einrichten. Oft reichen vorhandene Werkzeuge wie Formulare, gemeinsame Tabellen oder eine Datenbank. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten Zugriff haben.
- Testen, einführen, pflegen. Mit einem kleinen Kreis starten, Rückmeldungen einarbeiten, dann für alle einführen. Eine Person ist für den Ablauf verantwortlich.
Für eine Seniorenbetreuung habe ich ein internes Schulungsportal aufgebaut. Die Einführungsschulung führt neue Mitarbeitende Schritt für Schritt online durch die Themen, auf die es im Alltag ankommt: von Beziehungen und dem Prozess des Alterns über schwierige Situationen bis zur Rolle in der Hauswirtschaft, in sieben Lektionen. So muss im Team niemand dieselben Grundlagen bei jeder Neueinstellung persönlich erklären.
Das Beispiel zeigt eine Form der Prozessdigitalisierung, die oft übersehen wird: Nicht nur Formulare und Daten lassen sich digitalisieren, auch Wissen, das bisher mündlich weitergegeben wurde.
Der häufigste Einwand: „Bei uns läuft das doch“
Viele Abläufe funktionieren, solange die richtigen Personen da sind. Das Risiko zeigt sich bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung. Dann merkst du schnell, welche Abläufe nur im Kopf einer Person existieren. Ein digitalisierter Prozess macht dein Unternehmen weniger abhängig von einzelnen Köpfen und neue Mitarbeitende schneller arbeitsfähig.
Was nach der Digitalisierung möglich wird
Ein digitalisierter Prozess ist schon für sich ein Gewinn: weniger Suchen, weniger Rückfragen, mehr Überblick. Sein größter Wert zeigt sich aber in den nächsten Stufen.
Automatisierung
Sobald Daten einheitlich und an einem Ort vorliegen, kann Software Schritte übernehmen. Ein neuer Formulareintrag erzeugt eine Aufgabe, verschickt eine Bestätigung und informiert die zuständige Person. Niemand muss mehr abtippen oder daran denken.
Auswertung
Mit strukturierten Daten siehst du, wie viele Vorgänge offen sind, wie lange sie dauern und wo sie hängen bleiben. Entscheidungen beruhen dann auf Zahlen statt auf Bauchgefühl.
KI-Unterstützung
KI-Assistenten können mit beschriebenen Abläufen und strukturierten Informationen deutlich mehr anfangen als mit Zetteln und verstreuten Dateien. Wer seine Prozesse digital und nachvollziehbar abgelegt hat, schafft die Grundlage, damit KI Fragen des Teams beantworten oder Vorgänge vorsortieren kann.
Diese Reihenfolge lohnt sich: erst digitalisieren, dann automatisieren, dann KI einsetzen. Jede Stufe baut auf der vorherigen auf.
Typische Fehler
- Papier eins zu eins abbilden. Ein eingescanntes Formular ist noch kein digitaler Prozess. Erst mit festen Feldern und einer gemeinsamen Datenquelle entsteht Struktur.
- Mit dem Tool starten. Neue Software ohne klaren Ablauf erzeugt neue Insellösungen.
- Das Team nicht einbeziehen. Wer den Ablauf täglich ausführt, entscheidet, ob der digitale Weg genutzt wird.
- Keine verantwortliche Person. Ohne Pflege veralten Formulare, Felder und Anleitungen.
Fazit
Prozesse zu digitalisieren ist der Schritt vor der Automatisierung. Aus Papier, verstreuten Tabellen und Zuruf wird ein Ablauf mit einer Datenquelle, festen Feldern und klarer Zuständigkeit. Das schafft Überblick, macht dich unabhängiger von einzelnen Personen und bereitet den Boden für Automatisierung und KI. Welche Werkzeuge danach die Automatisierung übernehmen können, vergleicht der Artikel Zapier-Alternativen.
Häufige Fragen
Was bedeutet Prozesse digitalisieren?
Prozesse digitalisieren bedeutet, einen Ablauf, der heute auf Papier, in einzelnen Dateien oder per mündlicher Absprache läuft, in digitale Werkzeuge mit fester Struktur zu überführen. Zum Beispiel ein Online-Formular statt eines Papierbogens oder eine gemeinsame Datenbank statt mehrerer Excel-Listen.
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?
Digitalisierung bringt einen Ablauf in digitale, strukturierte Form. Automatisierung baut darauf auf: Software führt Schritte selbst aus, etwa das Weiterleiten, Benachrichtigen oder Ablegen. Ohne Digitalisierung gibt es nichts, was sich sinnvoll automatisieren lässt.
Welche Prozesse sollte ich zuerst digitalisieren?
Starte mit einem Ablauf, der oft vorkommt, heute spürbar Zeit kostet oder regelmäßig zu Fehlern führt. Typisch sind Anfragen, Aufträge, Urlaubsanträge, Checklisten, Einarbeitung und wiederkehrende Berichte.
Brauche ich dafür neue Software?
Nicht unbedingt. Oft reichen Werkzeuge, die schon im Unternehmen vorhanden sind, zum Beispiel Formulare, gemeinsame Tabellen oder eine Datenbank, wenn sie strukturiert eingesetzt werden. Neue Software lohnt sich erst, wenn klar ist, was der Ablauf braucht.
Wie nehme ich das Team mit?
Beziehe die Menschen ein, die den Ablauf heute ausführen. Sie kennen die Sonderfälle. Erkläre, was sich ändert und warum, teste mit einem kleinen Kreis und sammle Rückmeldungen, bevor der neue Ablauf für alle gilt.
Maschinenbauingenieur mit Master in Kunststofftechnik und MBA, sieben Jahre Team- und Abteilungsleitung in der Industrie. Seit 2019 baut er digitale Vertriebs-, Schulungs- und KI-Systeme. Mehr über Fabian
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.
