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- Make, n8n und Microsoft Power Automate verfolgen dasselbe Ziel wie Zapier: Anwendungen verbinden und Abläufe automatisch ausführen.
- n8n lässt sich laut offizieller Dokumentation als Cloud-Dienst nutzen oder auf eigener Infrastruktur betreiben.
- Bei Make wählst du pro Organisation den Rechenzentrumsstandort, laut Hilfe-Center derzeit USA oder EU.
- Power Automate gehört zur Microsoft Power Platform und kann neben Cloud-Abläufen auch Aufgaben am Desktop automatisieren.
Was ist eine Zapier-Alternative?
Zapier ist ein bekanntes Werkzeug für Workflow-Automatisierung: Es verbindet Anwendungen wie E-Mail, Kalender, Formulare, Tabellen und CRM und führt Abläufe nach Wenn-dann-Regeln aus. Eine Zapier-Alternative ist ein anderes Werkzeug, das dieselbe Aufgabe übernimmt, aber andere Schwerpunkte setzt.
Drei Alternativen werden besonders häufig verglichen: Make, n8n und Microsoft Power Automate. Keines davon ist pauschal besser. Sie passen zu unterschiedlichen Ausgangslagen. Dieser Artikel stellt sie vor und gibt dir Kriterien für die Auswahl. Die Angaben zu den Werkzeugen stammen aus deren offiziellen Dokumentationen, Stand 23.09.2026.
Warum Unternehmen nach Alternativen suchen
Die Gründe sind selten technische Spielerei. Meist steht eine dieser Fragen dahinter:
- Datenstandort und Datenschutz: Wo werden die Daten verarbeitet, die durch die Automatisierung laufen?
- Betrieb: Soll die Lösung als Cloud-Dienst laufen oder auf eigenen Servern?
- Vorhandene Software: Arbeitet das Unternehmen bereits mit einer Plattform, die eigene Automatisierung mitbringt?
- Komplexität: Reichen einfache Abläufe, oder braucht es Verzweigungen, Schleifen und eigene Logik?
Make
Make ist ein Cloud-Dienst, in dem Abläufe visuell als Szenarien aufgebaut werden. Ein Punkt, der für viele Unternehmen im DACH-Raum wichtig ist: Laut Hilfe-Center von Make wählst du für jede Organisation den geografischen Standort des Rechenzentrums, in dem die Daten gespeichert und verarbeitet werden. Derzeit werden zwei Standorte angeboten: USA und Europäische Union.
Passt, wenn du eine Cloud-Lösung ohne eigenen Serverbetrieb suchst und den Datenstandort EU wählen möchtest. Prüfe trotzdem mit deiner Datenschutzberatung, welche Verträge und Einstellungen nötig sind.
n8n
n8n bietet laut offizieller Dokumentation zwei Wege: n8n Cloud als vollständig verwalteten Dienst und den Betrieb auf eigener Infrastruktur. Beim Self-Hosting läuft n8n auf deinen eigenen Servern oder bei einem Hoster deiner Wahl. Die Dokumentation weist darauf hin, dass dafür eine Einrichtung nötig ist und Installation und Konfiguration technisches Wissen erfordern.
Passt, wenn du volle Kontrolle über Betrieb und Datenhaltung willst und jemand im Team oder ein Partner den Server einrichtet, aktualisiert und überwacht. Wer selbst hostet, übernimmt auch die Verantwortung für Updates, Sicherheit und Backups.
Microsoft Power Automate
Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform. Für die Anmeldung braucht es laut Microsoft eine geschäftliche oder schulische Microsoft-E-Mail-Adresse. Microsoft unterscheidet unter anderem zwei Arten von Abläufen:
- Cloud-Flows starten automatisch, auf Knopfdruck oder nach Zeitplan.
- Desktop-Flows erweitern das um Robotic Process Automation (RPA): Sie automatisieren wiederkehrende Aufgaben am Rechner, auch in älteren Anwendungen, laut Microsoft zum Beispiel in Terminal-Emulatoren, sowie in Web- und Desktop-Anwendungen, Excel-Dateien und Ordnern.
Passt, wenn dein Unternehmen ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet oder wenn Abläufe Programme betreffen, die keine moderne Schnittstelle haben.
Entscheidungskriterien im Überblick
Die folgende Tabelle ist keine Rangliste. Sie hilft dir, die Fragen zu klären, die für deine Auswahl wirklich zählen.
| Kriterium | Frage an dein Unternehmen | Was du beim Werkzeug prüfst |
|---|---|---|
| Betrieb | Cloud-Dienst oder eigener Server? | Gibt es Self-Hosting? Wer übernimmt Updates und Sicherheit? |
| Datenstandort | Welche Daten laufen durch die Automatisierung? | Welche Rechenzentrumsstandorte sind wählbar, welche Verträge gibt es? |
| Vorhandene Software | Mit welchen Anwendungen arbeitet ihr täglich? | Gibt es fertige Verbindungen zu diesen Anwendungen? |
| Komplexität | Einfache Abfolge oder viele Verzweigungen? | Wie gut lassen sich Bedingungen, Schleifen und Fehlerwege abbilden? |
| Anwendungen ohne Schnittstelle | Gibt es ältere Programme im Ablauf? | Ist Desktop-Automatisierung möglich? |
| Pflege | Wer betreut die Abläufe, wenn etwas ausfällt? | Fehlermeldungen, Protokolle, Übersichtlichkeit für Nicht-Entwickler |
So triffst du die Entscheidung
- Prozess zuerst. Schreib den Ablauf auf, den du automatisieren willst. Welche Anwendungen sind beteiligt, welche Daten fließen? Liegt der Ablauf noch auf Papier oder in verstreuten Tabellen, lies zuerst Prozesse digitalisieren.
- Pflichtkriterien festlegen. Zum Beispiel: Datenstandort EU, Anbindung an Microsoft 365 oder Betrieb auf eigenem Server. Diese Kriterien sortieren oft schon aus.
- Mit einem Ablauf testen. Einen echten, aber unkritischen Ablauf in der engeren Wahl nachbauen. So siehst du, wie verständlich das Werkzeug für dein Team ist.
- Betrieb klären. Wer ist verantwortlich, wer wird bei Fehlern benachrichtigt, wo ist der Ablauf dokumentiert?
Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden arbeitet mit Microsoft 365 und möchte Anfragen aus dem Kontaktformular automatisch als Aufgabe anlegen. Hier liegt es nahe, Power Automate zuerst zu prüfen. Eine Beratungsfirma, die Kundendaten auf eigenen Servern halten möchte und technische Unterstützung hat, prüft eher n8n im Self-Hosting. Beide Entscheidungen folgen aus dem Prozess, nicht aus der Bekanntheit des Werkzeugs.
Was für alle Werkzeuge gleich gilt
Egal, welches Werkzeug du wählst: Einige Punkte entscheiden mehr über den Erfolg als die Auswahl selbst.
- Der Prozess muss digital vorliegen. Ein Automatisierungswerkzeug verbindet Anwendungen. Liegt ein Schritt auf Papier oder nur im Kopf einer Person, kann es ihn nicht übernehmen.
- Datenschutz gehört zur Planung. Kläre vor dem Start, welche personenbezogenen Daten durch die Automatisierung laufen, und stimme das mit deiner Datenschutzberatung ab.
- Fehler müssen auffallen. Schnittstellen ändern sich, Zugänge laufen ab. Jede Automatisierung braucht eine Benachrichtigung, wenn etwas nicht funktioniert.
- KI ist ein zusätzlicher Schritt, kein Ersatz für Regeln. Viele Werkzeuge lassen sich mit KI-Diensten verbinden, etwa zum Zusammenfassen oder Einordnen von Anfragen. Wo Fehler teuer wären, prüft ein Mensch das Ergebnis.
Typische Fehler beim Wechsel
- Alles auf einmal umziehen. Besser Ablauf für Ablauf wechseln und jeden einzeln testen.
- Nur auf den Einstieg schauen. Entscheidend ist, wie gut sich die Abläufe in einem Jahr noch pflegen lassen.
- Keine Dokumentation. Wenn nur eine Person weiß, wie die Automatisierung funktioniert, wird sie zum Risiko.
Fazit
Make, n8n und Microsoft Power Automate sind ernsthafte Alternativen zu Zapier, mit unterschiedlichen Stärken: wählbarer Datenstandort bei Make, Self-Hosting bei n8n, enge Einbindung in Microsoft und Desktop-Automatisierung bei Power Automate. Die richtige Wahl ergibt sich aus deinem Prozess, deinen Anforderungen an Daten und Betrieb und aus der Frage, wer die Lösung pflegt. Wie du Automatisierung und KI zu einem System für dein Unternehmen verbindest, zeigt die Seite AI Business System.
Häufige Fragen
Welche Alternativen zu Zapier gibt es?
Verbreitete Alternativen sind Make, n8n und Microsoft Power Automate. Alle drei verbinden Anwendungen und führen Abläufe nach Regeln aus. Sie unterscheiden sich unter anderem beim Betrieb, beim Datenstandort und bei der Einbindung in bestehende Software.
Kann man n8n selbst hosten?
Ja. Laut offizieller Dokumentation gibt es zwei Wege: n8n Cloud als verwalteten Dienst und den Betrieb auf eigener Infrastruktur. Für Installation und Konfiguration auf eigenen Servern ist technisches Wissen nötig.
Kann ich bei Make einen Standort in der EU wählen?
Laut Hilfe-Center von Make wählst du für jede Organisation den Standort des Rechenzentrums, in dem deine Daten gespeichert und verarbeitet werden. Derzeit stehen USA und Europäische Union zur Auswahl. Prüfe den aktuellen Stand vor der Entscheidung.
Für wen eignet sich Power Automate?
Vor allem für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten. Für die Anmeldung braucht es laut Microsoft eine geschäftliche oder schulische Microsoft-E-Mail-Adresse. Neben Cloud-Abläufen lassen sich mit Desktop-Flows auch Aufgaben am Rechner automatisieren.
Welche Zapier-Alternative ist die beste?
Eine allgemeine Antwort gibt es nicht. Entscheidend sind deine Anwendungen, deine Anforderungen an Datenschutz und Datenstandort, wer die Lösung betreibt und pflegt und wie komplex deine Abläufe sind. Beschreibe zuerst den Prozess, dann wähle das Werkzeug.
Maschinenbauingenieur mit Master in Kunststofftechnik und MBA, sieben Jahre Team- und Abteilungsleitung in der Industrie. Seit 2019 baut er digitale Vertriebs-, Schulungs- und KI-Systeme. Mehr über Fabian
Quellen
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.
